Die häufigste Reihenfolge lautet: erst eine Strategie, dann ein Werkzeug, dann die Frage, wofür eigentlich. Die umgekehrte funktioniert besser.
Der Ablauf
- Bestandsaufnahme
Welche KI-Werkzeuge werden bereits genutzt – auch über private Zugänge und Browsererweiterungen? Diese Liste braucht man ohnehin für die KI-Verordnung, und sie zeigt zugleich, wo Bedarf besteht.
- Einen Vorgang auswählen
Häufig, zeitlich bezifferbar, fehlertolerant. Drei Zahlen müssen vorliegen: Wie oft kommt er vor, wie lange dauert er, was kostet die Arbeitszeit?
- Ausgangswert messen
Vor der ersten Änderung. Ohne diese Zahl ist jede spätere Aussage über Wirkung eine Behauptung.
- Vorversuch mit echten Daten
Nicht mit Beispieldaten. Erst an den eigenen Unterlagen zeigt sich, ob die Sache trägt.
- Rechnen, dann entscheiden
Eingesparte Zeit gegen laufende Kosten – hochgerechnet auf zwölf Monate und auf die tatsächliche Nutzungsmenge.
Was sich als erster Anwendungsfall bewährt
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare. Der Nutzen ist bezifferbar, der Fehler fällt bei der Prüfung auf.
Eingang nach Thema und Dringlichkeit klassifizieren. Ein Mensch entscheidet weiterhin.
Protokolle, lange Verläufe, Berichte. Geringes Risiko, spürbare Zeitersparnis.
Ein Assistent im Kundenkontakt. Er ist das, was am häufigsten gewünscht wird, und der Fall mit der größten Lücke zwischen Erwartung und Ergebnis – weil er ohne Dokumentenanbindung Antworten erfindet und mit Anbindung ein eigenes Projekt ist.
Die fünf Fragen an einen Dienstleister
- Mit welchen Modellen arbeiten Sie – und warum mit diesen?
- Wo werden die Daten verarbeitet, und liegen die Verträge vor?
- Was gehört mir nach Projektende: Zugänge, Konfiguration, aufbereitete Daten?
- Wo sind die Grenzen dessen, was Sie hier bauen?
- Was lässt sich an Ihrer Arbeit von außen nachprüfen?
Die vierte Frage ist die aufschlussreichste. Wer Grenzen von sich aus benennt, hat die Technik im Betrieb erlebt. Wer zusagt, das System werde keine falschen Angaben machen, verspricht Nichteinlösbares.